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Les 5 étapes pour réussir l’organisation d’un week-end d’intégration

Réussir l'organisation d'un week-end d'intégration en 5 étapes

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Le WEI ou plus communément appelé le Week-end d’intégration, est sans nul doute l’événement festif le plus important de l’année pour les étudiants. Il permet aux étudiants de nouer des liens, d’apprendre à se connaître, d’accueillir la nouvelle promotion et de donner la meilleure image possible de votre école.

Pour le Bureau Des Etudiants (BDE) l’enjeu est donc de taille et les membres de l’association doivent fournir le cadre le plus propice aux rencontres et à l’amusement. Vouloir le meilleur pour ses étudiants demande de l’organisation et de tout prévoir comme le lieu, la date ou encore les activités. Vérifiez bien qu’aucun événement important n’ait lieu autour de la période choisie. L’objectif est que tous en parlent durant des semaines. Si c’est le cas, vous pourrez dire que vous avez réussi ce week-end si particulier pour tous les étudiants .

Pour organiser un WEI inoubliable, il vous faut une bonne organisation en interne. Essayer de définir les rôles et les actions de chacun pour faciliter l’organisation.

Nous vous proposons un top 5 des étapes à respecter pour réussir cet événement


1. Un lieu à la hauteur de l’événement

Le lieu est l’élément principal de votre événement. Avant de vous lancer corps et âme dans vos recherches. Définissez tous vos critères pour choisir le type de logement dont vous auriez besoin (par exemple: la distance et le temps de transport par rapport à votre école, le budget que vous pouvez allouer pour l’événement, le cadre dans lequel vous souhaitez que se déroule vos activités). Ce lieu doit être en adéquation avec vos envies et vos besoins. La majorité des écoles optent la solution camping. Cependant certains gîtes, auberges de jeunesse ou encore centres de loisirs peuvent être ouverts au WEI. Une donnée importante est l’accessibilité au lieu.

Le choix du lieu de votre WEI est primordial pour que vous trouviez sur place tout ce qu’il vous faut pour organiser un événement inoubliable.


2. Des animations pour enrichir votre weekend d’intégration

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C’est sans doute ce que les étudiants auront le plus hâte de découvrir ! Bien préparer ses animations pour que personne ne s’ennuie est essentiel. Les activités peuvent être diverses et variées. Vous pouvez créer vos propres jeux ou faire appel à des prestataires extérieurs. Soirée à thème, structures gonflables, olympiades, team building, bubble foot, soirée mousse, paintball… et bien d’autres encore, faites parler vos créativités. Néanmoins, privilégier des activités en équipe qui feront sortir les étudiants de leur cercle et favoriseront la cohésion d’équipe.

Elles doivent être choisies avec précision. L’une des réussites du WEI dépend de ces animations. Il est important qu’elles soient adaptées aux attentes de chacun. Tout le monde doit y trouver son compte et s’amuser.


3. Communiquer sur votre WEI

Pour cet événement, tout le monde doit être présent. Reste à leur dire ! Redoublez d’efforts pour optimiser la visibilité de cet événement. Mailing, campagne d’affichage et réseaux sociaux seront vos meilleurs alliés. S’il y a plusieurs associations dans votre école, essayer de vous coordonner lorsque vous postez vos événements sur les réseaux. Le choix de le faire à une heure différente permet de gagner en clarté et de ne pas perdre les étudiants. Un support auquel vous ne pensez pas toujours, les textiles personnalisés ont un fort pouvoir de communication.


4. Des vêtements à l’image de votre école

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Les étudiants américains n’hésitent pas à se vêtir de la tête aux pieds aux couleurs de leur université. Pantalons, sweat, sous-vêtements, tout y passe ! Un phénomène que nous voyons de plus en plus se développer en France. Les textiles personnalisés sont toujours très appréciés des étudiants. Le principal objectif est le même que votre événement, celui de développer fortement la cohésion de vos étudiants. En créant des tenues uniques, vous leur montrez qu’ils ne forment qu’une seule et même équipe. Cet engouement d’équipe leur permettra de développer leur sentiment d’appartenance à l’égard de l’école. Les étudiants seront fiers de porter les couleurs de leurs écoles. Une aubaine, car cela vous donne un support de communication supplémentaire et très efficace. Votre communication deviendra alors durable et surtout ambulante. Vous pouvez développer votre image. Un atout qui vous permettra de fidéliser vos étudiants et d’en attirer de nouveaux..

Pour cela, faites vous accompagner par Main Gauche, spécialiste de la personnalisation textile depuis plus de 10 ans. Vous bénéficierez d’un suivi et de conseils tout au long de votre création et cela jusqu’à réception.


5. Enjoy it

Enfin, n’oubliez surtout pas de vous amuser ! En tant qu’organisateurs, vous avez certes des responsabilités, mais vous êtes aussi là pour faire la fête et profiter de l’occasion pour nouer des liens avec les nouveaux !

Bonus : La sécurité, aussi un gage de réussite

Plus votre événement est important plus il faudra prévoir des moyens en conséquence. Soyez prévoyant, pensez à faire appel à des agents de sécurité pour encadrer votre week-end festif. Optez plutôt pour des professionnels du secteur qui connaissent les événements étudiants. Si vous avez prévu des activités engageantes, la présence d’alcool ou toute autre chose qui pourrait affecter la santé des étudiants, faites appel à une équipe de secouristes disposant d’un dispositif de premiers secours et d’une ambulance. Cela afin qu’ils puissent intervenir au plus vite en cas d’incident. En général, pour les agents de sécurité et les secouristes, le nombre à prévoir est d’un pour cinquante étudiants.

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